ПОЛОЖЕНИЕ О РУКОВОДЯЩЕМ ОРГАНЕ СИСТЕМЫ

Введение

Настоящий документ разработан в целях укрепления доверия к Системе добровольной сертификации «Охрана и безопасность»[1] и развивает положения документа СДС «ОБ» – Правил функционирования Системы добровольной сертификации «Охрана и безопасность»[2].

1. Область применения

1.1. Настоящий документ определяет полномочия и функции, порядок проведения работ по оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации) РОС, права и обязанности, порядок взаимодействия и ответственность, организационную структуру и организацию деятельности Руководящего органа[3] по обеспечению функционирования и развития
СДС «ОБ».

1.2. Настоящий документ предназначен для применения РОС и в части касающейся служит обязательным для применения в деятельности участниками СДС «ОБ».

2. Нормативные ссылки

В настоящем документе использованы ссылки на следующие документы:

Правила функционирования системы добровольной сертификации «Охрана и безопасность»;

Положение о знаке соответствия Системы добровольной сертификации «Охрана и безопасность»;

ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017 «Оценка соответствия. Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента. Часть 1. Требования»;

ГОСТ Р 66.5.01-2017 «Оценка опыта и деловой репутации субъектов предпринимательской деятельности. Национальная система стандартов. Оценка опыта и деловой репутации охранных организаций».

Примечание – При применении настоящего Положения целесообразно проверить действие ссылочных документов в информационной системе общего пользования, который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя за текущий год. Если ссылочный документ заменен, то рекомендуется использовать действующую версию этого документа с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если ссылочный документ заменен, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого документа с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего документа в ссылочный документ, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. Термины и определения

В настоящем документе применены термины и определения, используемые в Правилах СДС «ОБ» и соответствующие положениям Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании».

4. Общие положения

4.1. РОС является высшим органом управления СДС «ОБ», реализующим полномочия по руководству и текущему управлению ее деятельностью, предоставленные ему создателем СДС «ОБ» – Общероссийским отраслевым объединением работодателей в сфере охраны и безопасности «Федеральный координационный центр руководителей охранных структур»[4], осуществляющим организационно-техническое обеспечение РОС. Руководителем РОС является ФКЦ РОС в лице Президента ФКЦ РОС.

4.2. В своей деятельности РОС руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами и иными документами в области технического регулирования и стандартизации, а также правовой базой СДС «ОБ» и настоящим Положением.

4.3. РОС организует и проводит работы в соответствии с областью распространения СДС «ОБ», перечнем объектов, подлежащих оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации), и их характеристик[5], нормативными и методическими документами, документами СДС «ОБ», а также вырабатывает механизм уполномочивания участников для работы в СДС «ОБ», подтверждает их компетентность, для обеспечения функционирования СДС «ОБ» и ее развития.

Примечание – перечень объектов представлен в Правилах СДС «ОБ».

4.4. Область деятельности участников СДС «ОБ», проводящих работы по оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации), определяется договором о допуске в СДС «ОБ».

4.5. Объекты, подлежащий оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации), и их характеристики[6], представлены в разделе «Перечни объектов, подлежащих оценке и добровольному подтверждению соответствия, и их характеристики[7]» Правил СДС «ОБ», определяются дифференцированно договором на оказание услуг по оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации), заключаемым между РОС или ОПС и заявителем.

4.6. РОС действует на принципах, исключающих возможность оказания на него административного, психологического, финансового, в том числе материального, и иного воздействия, которое может повлиять на объективность результатов его деятельности.

4.7.   РОС укомплектован персоналом, располагает фондом документов, в том числе устанавливающих требования к объектам и методам оценки и добровольному подтверждению соответствия (сертификации) этим требованиям, а также к процедуре признания компетентности ОПС, учебных центров и экспертов.

4.8.   При РОС функционируют Наблюдательный совет и Комиссия по апелляциям, функции, права, обязанности и ответственность которых установлены в Правилах СДС «ОБ» и в положениях об их деятельности. Положение о деятельности Наблюдательного совета и его состав утверждаются РОС. Положение о деятельности Комиссии по апелляциям и ее состав утверждаются РОС по согласованию с Техническим комитетом по стандартизации (ТК 208), выполняющим ее функции, в рамках заключенного соглашения о сотрудничестве.

5. Полномочия

5.1.   РОС в соответствии с функциями, изложенными в Правилах СДС «ОБ», осуществляет следующие полномочия:

  • организует СДС «ОБ» в целом;
  • формирует политику СДС «ОБ»;
  • устанавливает тарифную политику СДС «ОБ», в том числе порядок оплаты работ по оценке и добровольному подтверждению соответствия;
  • устанавливает контроль финансовой деятельности СДС «ОБ»;
  • вносит предложения в установленном порядке по вопросам, требующим решения органов управления ФКЦ РОС;
  • формирует Наблюдательный совет, при необходимости наделяет его дополнительными полномочиями;
  • организовывает своевременное и полное рассмотрение Комиссией по апелляциям письменных жалоб, апелляций и рекламаций, принятие по ним решений и направление ответов в установленный срок;
  • обеспечивает в пределах своей компетентности защиту сведений, составляющих коммерческую тайну, а также конфиденциальность и безопасность персональных данных, получаемых в процессе деятельности СДС «ОБ»;
  • выявляет потребность в ОПС;
  • рассматривает в порядке, установленном настоящим Положением, заявки и документы на проведение работ по оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации) и на допуск в СДС «ОБ», организует работы по ним;
  • предлагает заявителю перечень ОПС, признанных компетентными и допущенными в СДС «ОБ»;
  • информирует заинтересованные стороны о результатах оценки и добровольному подтверждению соответствия (сертификации), а также о результатах инспекционного контроля, правилах и процедурах, установленных СДС «ОБ»;
  • устанавливает порядок предоставления отчетов о деятельности ОПС;
  • организует и осуществляет контроль за исполнением и поддержанием компетентности участников СДС «ОБ», осуществляющих деятельность в СДС «ОБ», предъявляемых к ним требованиям СДС «ОБ» и регламентирующих ее функционирования документов, а также рассматривает материалы о проделанной работе, предоставляемые участниками СДС «ОБ», сведения об объектах, прошедших оценку и добровольное подтверждение соответствия (сертификацию);
  • организует размещение актуальных сведений о СДС «ОБ» и доступность информации, в том числе на сайте ФКЦ РОС (https://www.fkc-ros.ru) в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», о правилах ее функционирования, с учетом установленных ограничений по защите сведений, составляющих коммерческую тайну, а также конфиденциальность и безопасность персональных данных, получаемых в процессе деятельности СДС «ОБ»;
  • организует подготовку и повышение квалификации, формирует требования и устанавливает порядок аттестацию экспертов (специалистов), оформляет и выдает им удостоверения установленной формы и контролирует их работу;
  • организует изготовление бланков свидетельств о соответствии (сертификатов);
  • РОС осуществляет иные полномочия в установленной сфере деятельности, если такие полномочия предусмотрены федеральными законами Российской Федерации или Правительством Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти по техническому регулированию и сертификации, а также системой документов СДС «ОБ».

5.2. Руководитель РОС на основании Правил СДС «ОБ»:

  • издает распорядительные и утверждает нормативные и методические документы СДС «ОБ», в том числе правила признания компетентности ОПС, учебных центров, экспертов, органов инспекционного контроля и других участников СДС «ОБ» (технических экспертов, специалистов, преподавателей учебных центров и др.) и утверждает программы их обучения и повышения квалификации, правила ведения реестров СДС «ОБ» и иных систематизирующих систем, правила и порядок проведения работ по оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации) в отношении каждого объекта, схемы проведения работ ОПС по оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации), элементом которой является инспекционный контроль[8], перечни участников, порядок взаимодействия с другими системами сертификации, форму свидетельства о соответствии (сертификат), знаков соответствия, правила их применения и другие документы СДС «ОБ», образующие систему документов СДС «ОБ»;
  • вносит изменения в перечень объектов.

5.3. Руководитель СДС «ОБ» наделен полномочиями по подписанию и изданию нормативных и методических документов СДС «ОБ», в том числе утверждает:

  • Правила СДС «ОБ»;
  • Порядок применения знака соответствия Системы добровольной сертификации «Охрана и безопасность»;
  • и другие документы СДС «ОБ».

6. Порядок проведения работ по оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации) в случае отсутствия компетентного ОПС

6.1. В случаях отсутствия компетентного ОПС РОС своими силами рассматривает и организует проведение работ по оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации).

6.2. Работы по оценке и добровольному подтверждению соответствия проводятся на договорной основе по инициативе охранной организации в форме подачи унифицированной формы заявки, дифференцирующейся
от вида объекта, в следующем порядке:

Примечание – Форма заявки представлена в Правилах СДС «ОБ».

6.2.1. Главный эксперт РОС регистрирует поступившие заявку и документы в день их поступления, рассматривает и проводит предварительный их анализ, руководствуясь общедоступной информацией в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», в том числе содержащейся в реестре лицензий на осуществление частной детективной и частной охранной деятельности и предоставления сведений из них, формируемым в электронном виде Федеральной службой войск национальной гвардии Российской Федерации, определяет объект, делает окончательный выбор схемы, определяет перечень документов, содержащих требования, соответствие которых необходимо подтвердить, совместно с заявителем.

6.2.2. По результатам проведенного анализа заявки и документов главный эксперт формирует мотивированное предложение руководителю РОС, а руководитель РОС в срок не позднее 3 (трех) рабочих дней принимает по нему решение, о следующем:

  • о возможности проведения работ по оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации) и предварительном составе экспертной комиссии по оценке и добровольному подтверждению соответствия[9] – в случае принятия положительного решения;
  • об отказе в проведении работ по оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации) – в случае принятия отрицательного решения.

Примечание – Форма решения представлена в Правилах СДС «ОБ».

6.2.3. Главный эксперт РОС не позднее 14 (четырнадцати) календарных дней с момента принятия соответствующего решения направляет в адрес заявителя:

  • проект договора на оказание услуг по оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации), счет на оплату услуг и перечень сведений, необходимых для организации работ по оценке и добровольному подтверждению соответствия, а также план проведения работ – в случае принятия положительного решения;
  • мотивированный отказ (уведомление об отказе в предоставлении свидетельства о соответствии (сертификации)) в проведении работ по оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации), – в случае принятия отрицательного решения.

6.2.4. Руководитель РОС утверждает распорядительный документ о назначении состава экспертной комиссии, во главе с председателем экспертной, в котором указываются сроки проведения работ по оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации).

Примечание – Требования к составу экспертной комиссии (кроме помощников экспертов) установлены Правилами СДС «ОБ».

6.2.5. Председатель экспертной комиссии проводит с заявителем предварительное совещание с целью кратких разъяснений дальнейшего взаимодействия, а также получения подписанного со стороны заявителя экземпляра договора на оказание услуг по оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации).

6.2.6. Экспертной комиссией проводятся работы по оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации), включающие проведение мероприятий в соответствии со схемой, в соответствии с требованиями, установленными Правилами СДС и системой документов СДС «ОБ».

6.1.7. План проведения работы по оценке и подтверждению соответствия (сертификации)[10], в котором указываются сроки ее проведения, разрабатывается председателем экспертной комиссии и утверждается главным экспертом РОС.

6.1.8. Заявитель при осуществлении оценки и добровольного подтверждения соответствия (сертификации) предоставляет экспертам документы, перечисленные в правилах и порядке проведения работ по оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации), утверждаемых РОС в отношении дифференцированного объекта. После сбора и анализа документов от заявителя экспертная комиссия формирует личное дело заявителя.

6.2.9. Членами экспертной комиссии проводится анализ полученных результатов, в том числе полученных в ходе выездных работ, на основании которых формируется экспертное заключение (отчет) о проделанной работе[11], который ими подписывается и представляется председателю комиссии на рассмотрение.

6.2.9. Председатель экспертной комиссии:

  • при проведении ООДР – рассчитывает Индекс деловой репутации согласно методике расчета оценки опыта и деловой репутации охранных организаций ГОСТ Р 66.5.01-2017 и включает данные в отчет;
  • при проведении ОСТС – оценивает надлежащее качество проделанной работы;
  • формирует предложение руководителю РОС о возможности выдачи / об отказе в выдаче свидетельства о соответствии (сертификата);
  • подписывает отчет.

6.1.10. Обязательным условием для принятия РОС положительного решения о предоставлении/об отказе в предоставлении свидетельства о соответствии (сертификата) является отсутствие критических несоответствий (формы несоответствия). Критическим несоответствием при ОСТС (ООДР) является выявленное экспертной комиссией предоставление заявителем заведомо недостоверных данных, которые могут повлиять на объективность ОСТС (ООДР).

Перечень иных возможных критических несоответствий разрабатывается РОС и доводится до заинтересованной организаций.

6.2.10. В день регистрации решения, данные о нем вносятся в установленном порядке в соответствующие реестры СДС «ОБ».

6.2.11.  Главный эксперт в установленном порядке выдает (направляет) заявителю свидетельство о соответствии (сертификате) на бумажном носителе.

6.2.12. По результатам проделанной работы экспертная комиссия формирует личное дело и приобщает к нему полученные материалы в соответствии с ГОСТ Р 66.0.01-2017, которое хранится в архиве РОС в течение 5 (пяти) лет с момента выдачи свидетельства о соответствии (сертификации) и 3 (трех) лет с момента направления уведомления об отказе в выдаче свидетельства о соответствии (сертификации). Копия дела заявителя передается заявителю по запросу.

6.3.   За субъектами предпринимательской деятельности, получившими свидетельство о соответствии (сертификат), со стороны РОС устанавливается инспекционный контроль объем, периодичность и виды которого установлены Правилами СДС «ОБ» и системой документов СДС «ОБ».

6.4. Инспекционный контроль выполняется экспертной комиссией или одним из ее членов по поручению председателя комиссии.

7. Права

7.1.   РОС в целях реализации своих полномочий имеет право:

7.1.1. Запрашивать и получать в установленном ФКЦ РОС порядке сведения, необходимые для принятия решений по отнесенным к его компетенции вопросам.

7.1.2. Приглашать и заслушивать на своих заседаниях участников, осуществляющих деятельность в СДС «ОБ».

7.1.3. Привлекать для информационно-аналитических и экспертных работ, отнесенных к его сфере деятельности, иные организации и специалистов.

7.1.4. Учреждать средства массовой информации (в том числе в электронно-цифровой форме) для публикации документов СДС «ОБ», в том числе на сайте ФКЦ РОС (https://www.fkc-ros.ru) в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официальных объявлений, размещения других материалов по вопросам, отнесенным к сфере деятельности СДС «ОБ».

7.1.5. Обеспечивать доступ ко всем документам СДС «ОБ» при проведении государственного контроля (надзора) в том числе аккредитующим органом.

7.1.6. Формирует и актуализирует фонд правовых и методических документов, используемых при ОСТС (ООДР).

8. Обязанности

8.1.   РОС обязан:

  • отвечать требованиям, предъявляемым к организации, выполняющей работы по сертификации ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-2012;
  • соблюдать требования документов СДС «ОБ», регламентирующих ее деятельность;
  • организовывать проведение работ по оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации) в соответствии с перечнем объектов;
  • обеспечивать беспристрастность и объективность своих действий и действий участников СДС «ОБ», участвующих в работе по оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации), управлять конфликтами интересов;
  • обеспечивать и поддерживать компетентность участников СДС «ОБ» и персонала, входящего в состав РОС;
  • принимать решения по результатам проведенной работы по оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации) на основе объективных данных;
  • своевременно раскрывать соответствующую информацию в отношении процессов, работы по оценке и добровольному подтверждению соответствия (сертификации) и статусе держателя свидетельства о соответствии (сертификации) СДС «ОБ»;
  • осуществлять контроль за деятельностью участников СДС «ОБ»;
  • соблюдать сроки, установленные для работ по оценке и подтверждению соответствия (сертификации);
  • обеспечивать учет, хранение документов и рабочих материалов РОС;
  • не допускать дискриминационных действий по отношению к заявителям или держателям свидетельств о соответствии (сертификации);
  • организовывать своевременное и полное рассмотрение письменных жалоб, апелляций и рекламаций, принятие по ним решений и направление ответов в установленный срок, при необходимости запрашивать материалы по ним у участников СДС «ОБ», вести их полный учет.

9. Организационная структура

9.1.   Руководителем РОС является Президент ФКЦ РОС[12], осуществляющий текущее управление через Комитет по стандартизации и аттестации, являющийся структурным подразделением ФКЦ РОС[13] и реализующим функции состава РОС.

9.2.   В состав РОС входят:

  • руководитель – Президент ФКЦ РОС;
  • руководитель Комитета по стандартизации и аккредитации;
  • главный эксперт;
  • эксперты;
  • ответственный секретарь.

9.3.   Состав РОС утверждается распорядительными документами ФКЦ РОС.

9.4.   Изменения и дополнения в состав вносятся по инициативе руководителя РОС.

9.5.   Руководитель Комитета по стандартизации и аккредитации отвечает за организацию текущей деятельности РОС, обеспечивающей функционирование СДС «ОБ», формирование материалов и предоставление их на утверждение руководителю РОС. Отдельные полномочия на право подписания определяются руководителем РОС по доверенности или иным документам.

9.6.   За координацию членов РОС и делопроизводство отвечает ответственный секретарь.

9.17. Решения РОС являются обязательными для исполнения всех участников СДС «ОБ», если иное не установлено в соответствующем распорядительном документе.

10. Порядок взаимодействия

10.1. РОС при реализации своих полномочий в сфере деятельности СДС «ОБ» взаимодействует:

  • с федеральными органами государственной власти и органами власти субъектов Российской Федерации;
  • с федеральным органом исполнительной власти по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт);
  • с объединениями, союзами, ассоциациями;
  • с органами управления других систем добровольной сертификации;
  • с органами по сертификации других систем добровольной сертификации.

10.2. При необходимости РОС заключает соглашения о сотрудничестве, обмену опытом и участвует в иных форматах документов.

11.    Ответственность

11.1. РОС несет ответственность за качество принимаемых решений, возложенных на него настоящим документом.

11.2. Члены РОС обязаны соблюдать конфиденциальность всей информации, полученной или созданной РОС в ходе его деятельности, а также выполнять требования законодательных, нормативных правовых актов и документов СДС «ОБ», регламентирующих вопросы обработки и защиты персональных данных.

12. Конфиденциальность

12.1. РОС рассматривает все сведения, полученные в ходе признания компетентности и добровольной оценки и подтверждения соответствия (сертификации), как конфиденциальную информацию, при условии, что эти сведения не были опубликованы, не были доступны третьим сторонам или каким-нибудь образом не стали достоянием гласности.

12.2. РОС не раскрывает конфиденциальную информацию любой третьей стороне, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области конфиденциальной информации и области персональных данных.

12.3. РОС обеспечивает надежную защиту полученной конфиденциальной информации, а также принимает все необходимые меры, направленные на выполнение требований законодательных, нормативных правовых актов и документов СДС, регламентирующих вопросы обработки и защиты персональных данных.

[1] Далее – «СДС «ОБ».
[2] Далее – «Правила СДС».
[3] Далее – «РОС».
[4] Краткое наименование – ФКЦ РОС.
[5] Далее – «перечень объектов».
[6] Далее – «объект».
[7] Далее – «перечень объектов».
[8] Далее – «схема».
[9] Далее – «экспертная комиссия».
[10] Далее – «план по проведению работ».
[11] Далее – «отчет».
[12] Далее – «руководитель РОС».
[13] Далее – «Комитет по стандартизации и аккредитации».